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2019年7月30日 (火)

ロジカル・ライティング/照屋華子

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 結論は何で、それに対して相手から「なぜ?」と問われたら、いくつの、どのような根拠を説明するのか?その根拠に対して再び「なぜ?」と問われたら、今度はいくつの、どのような根拠を説明するのか?──これをはっきりさせればよい。


ビジネス文書を書く場合、まず重要なのはテーマを具体的にすること。

それには、テーマを、読み手に答えるべき「問い」に置き換えてみることだ。

さらに、ビジネス文書では、「答え」を読み手に示すだけで終わっては、仕事は前に進まない。

答えを示したうえで、その文書を読んだ相手にこうなってほしいという、しかるべき反応を読み手から引き出すことで仕事が進む。

この、相手から引き出したい反応が「期待する反応」だ。

テーマ、期待する反応に、読み手、書き手、を加えた4つの要素は、「何について、何のために、誰が、誰に向けて書くのか」という、文書作成の根っこのようなものだ。

最終的に何らかのアクションを説明する場合、テーマは、「現状はどうなっているのか?」「課題は何か?」「アクションは何か?」という3種類の「問い」に大きく切り分けることができる。

例えば、顧客からクレームを受け、その報告メールを上司に書くとする。

この場合、こんな組み立てになる。

問い「そもそも何が起きたのか?」→【答え】「実際に起きたのは、……である」

問い「顧客の要望は何か?」→【答え】「顧客の要望は、……であった」

問い「クレームが起きた問題点は何か?」→【答え】「この背景には、……の問題がある」

問い「実行すべき対応策は何か?」→【答え】「とるべき対応は、……である」

このような文章の組み立てになっていると読み手である上司はわかりやすい。

出発点はテーマを「問い」に置き換えることだ。

この点を明確にするだけでも読みやすい文章になるのではないだろうか。

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