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2020年2月17日 (月)

ファシリテーション/山崎将志

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 会議は多くの人の時間を使う、最もぜいたくなコミュニケーション手法である。費用対効果を最大化するためにも、段取りを綿密に行わなくてはならない。

会議はムダだと断言する人がいる。

確かにただ集まるだけで、何も決まらなかったり、あるいは一人の人だけがしゃべり続ける会議であればムダだといって良い。

多くの人の貴重な時間を奪う会議だからこそ、綿密な準備をし、効果を上げるべきだ。

その技術としてファシリテーションがある。

ファシリテーションとは、「会議のプロセスをマネジメントすることで、スピーディな合意形成を図り、質の高いアウトプットを出すこと」と定義される。

いわば「仕切りの技術」である。

仕切りの技術とは、会議の目的を確実かつ効率的に達成するための、会議の運営技術である。

ここでいう「仕切り」とは、「出席したメンバーが主体となり、目的を達成できるように運営する」ことである。

リーダーは、それら異なる価値観に基づく意見を、共通の目的に向かってまとめあげ、高いモチベーションを保ちながらチームをゴールに向かわせねばならない。

そのために、会議前には、「全体の中でも今回の会議の位置づけと進捗状況」「前回の決定事項の実施状況」「各議題の目的」を必ず押さえなければならない。

これらを整理し、会議を円滑に進行させるための必須アイテムとして、「アジェンダ」「作業計画表」「課題管理表」の3点セットがある。

そして、会議のオープニング時において目的を明確化すること、すなわちテーマとゴールをメンバーに意識させ、共有させることである。

会議におけるゴールとは、その会議で何を「獲得するか」ということである。

多くの人の時間を奪う会議だからこそ、その時間を有効にする技術を身につけるべきだろう。

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