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2020年9月23日 (水)

イラッとされないビジネスメール/平野友朗

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 再集計の結果、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある人が45.06%いる」ということがわかりました。つまり、4割以上もの人が仕事のメールでイラッとしているのです。


ビジネスの重要な部分をメールで行うことが多くなってきた。

私自身、人事労務に関するいろんな相談をメールで受けることが多い。

法的なことを聞かれることも多い。

メールの場合、キチンと記録として後々まで残る。

間違った法解釈をメールで述べると、それが残ってしまうので慎重にならざるを得ない。

これはメールで「何を伝えるか」という内容の問題。

しかし、「どのように伝えるか」という表現方法の問題もある。

調査によるとメールを読んで不快に感じたことのある人が4割を超えるという。

ほとんどは表現方法の問題である。

対面のコミュニケーションでは、こちらの表現がマズくて相手が不快に感じた場合、相手の表情や反応でわかる。

そのため、その場で修正できる。

しかし、メールでは相手の反応はわからない。

そのため、間違った表現を繰り返してしまうことも十分にある。

コミュニケーションで「相手のミスを指摘する」「相手の認識の甘さに気づいてもらう」「方向性の違いを伝える」など、難しいシーンがある。

対面の会話でも気をつかう場面だが、メールならなおさら。

表情やしぐさなどが見えない分、言葉だけがきつく伝わるおそれがある。

本書の最後に正しいメールの表現方法の例が掲載されている。

これは大いに参考になる。

一つひとつ身に付けていきたい。

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